Juridisch · AVG
Privacybeleid
PRIVACYBELEID: INCUTEC BV
1. Verwerkingsverantwoordelijke
| Naam | Incutec BV |
| Zetel | Stapelhuisstraat 15, 3000 Leuven |
| Ondernemingsnummer | 1038.934.039 (KBO, RPR Leuven) |
| contact@opendrone.be |
Incutec BV heeft geen Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) aangesteld aangezien dit niet verplicht is voor de huidige activiteiten (Art. 37 AVG).
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
| Categorie | Gegevens | Doel |
|---|---|---|
| Bestelgegevens | Naam, adres, e-mail, telefoonnummer | Verwerking en levering van bestellingen |
| Orderattributie | Campagnebron (utm-parameters), creatorcode en eerste bezochte pagina, bewaard bij uw bestelling in Shopify | Weten welke kanalen en creators tot bestellingen leiden |
| Betalingsgegevens | Betalingsmethode, transactie-ID | Betalingsverwerking (via betaalprovider) |
| Accountgegevens | E-mail (aanmelding met een eenmalige code via Shopify) | Klantaccount op webshop |
| Gedeeld OpenDrone-account (opendrone.be en chatfpv.com) | Op opendrone.be: uw Shopify-klant-id, wanneer het account werd aangemaakt en voor het laatst werd aangemeld, begin en einde van de sessie, de versleutelde aanmeldbevestiging van Shopify. Op chatfpv.com: enkel een paarsgewijze account-id en de ChatFPV-gesprekken die u voert terwijl u aangemeld bent | Eén aanmelding voor opendrone.be en chatfpv.com; uw ChatFPV-geschiedenis bewaren |
| Communicatie | Naam, e-mail, ordernummer, inhoud van berichten en bijlagen (supporttickets) | Klantenservice, klachtenbehandeling |
| Websitegebruik | IP-adres, browser, pagina's bezocht | Websiteoptimalisatie, beveiliging |
| Nieuwsbrief | E-mail, land (afgeleid uit het IP-adres) | Marketingcommunicatie (enkel met toestemming) |
| Handelsaanvragen | Bedrijfs- en contactnaam, e-mail, telefoonnummer, verzend- en factuuradres, btw- of EIN-nummer, winkelgegevens, gevraagde producten | Beantwoorden en offreren van een groothandelsaanvraag van een winkel |
| Discord Early Bird-rol (enkel wanneer u ze opeist) | Uw bestelnummer en Shopify-bestel-id, uw Discord-gebruikers-id | De koper van een voorbestelling de Early Bird-rol en het kanaal #early-birds op de OpenDrone-Discordserver geven, één Discord-account per bestelling |
| ChatFPV-assistent (de hulp op productpagina's, het vraagvak op /support, antwoordvoorstellen voor supporttickets) | De tekst die u typt en de antwoorden van ChatFPV; op productpagina's ook het product dat u bekijkt; een gezouten hash van uw IP-adres (gebruikslimieten); uw beoordeling van een antwoord en een eventuele opmerking. Voor een antwoordvoorstel: de vraagtekst van uw ticket zonder naam, e-mail, telefoonnummer, bestelgegevens of bijlagen | Product- en FPV-vragen beantwoorden met een AI-assistent; antwoorden voorstellen aan onze supportmedewerkers; de antwoorden van ChatFPV verbeteren |
| Eigenarenkaart (geaggregeerd, zonder aanmelding) | Land en, voor de Verenigde Staten, staat van het verzendadres van betaalde bestellingen met fysieke goederen, per klant eenmaal geteld in het geheugen tijdens een verversing. Alleen de resulterende bereiken per regio worden bewaard, nooit bestellingen, adressen of tellingen per klant | Tonen waar OpenDrone-eigenaars zijn, als kaart met bereiken |
| Pilotenkaart (optioneel, aangemelde eigenaars) | Je Discord-gebruikers-id en gebruikersnaam (eenmalig gelezen via Discord-aanmelding met de scope identify; de toegangstoken van Discord wordt meteen ingetrokken), het midden van een rastercel van ongeveer 10 km (het punt dat je aanklikt wordt op onze server afgerond en nooit opgeslagen of gelogd), je Shopify-klant-id als sleutel voor verwijdering, tijdstip en versie van je toestemming | Eigenaars elkaar laten vinden. Andere aangemelde eigenaars met een betaalde bestelling zien je Discord-gebruikersnaam en het gebied van 10 km; iedereen anders ziet alleen hoeveel piloten vermeld staan |
3. Rechtsgronden (Art. 6 AVG)
| Verwerking | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uitvoering bestelling | Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b) |
| Betalingsverwerking | Noodzakelijk voor uitvoering overeenkomst (Art. 6.1.b) |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (Art. 6.1.c: BTW-wetgeving, boekhoudwet) |
| Klantenservice | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) |
| Antwoorden van ChatFPV in de hulp en het vraagvak | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f): product- en FPV-vragen beantwoorden zonder dat voor elk bericht een medewerker nodig is |
| Onbeantwoorde vragen, beoordelingen en correctie-opmerkingen gebruikt om ChatFPV te verbeteren | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f); u kunt op elk moment bezwaar maken |
| Website-analyse | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f): de website verbeteren en meten welke kanalen en creators tot bestellingen leiden; cookieloos, geen persistente identifier |
| Orderattributie en aankoopstatistieken | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f); u kunt op elk moment bezwaar maken via privacy@opendrone.be |
| Nieuwsbrief | Toestemming (Art. 6.1.a) |
| Handelsaanvragen | Precontractuele maatregelen op verzoek van de aanvrager (Art. 6.1.b) |
| Discord Early Bird-rol | Toestemming (Art. 6.1.a): u start de aanvraag en kiest het Discord-account |
| Fraude-/misbruikpreventie | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f) |
| Gedeeld OpenDrone-account en ChatFPV-geschiedenis | Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (Art. 6.1.b) |
| Eigenarenkaart (geaggregeerd) | Gerechtvaardigd belang (Art. 6.1.f): de reikwijdte van de community tonen. Een land of Amerikaanse staat wordt gepubliceerd als bereik (1-4, 5-9 en hoger), nooit als exact aantal, zodat niemand identificeerbaar is |
| Pilotenkaart | Toestemming (Art. 6.1.a): een niet-aangevinkt vakje met de tekst die je ziet, plus je bevestiging dat je 16 of ouder bent. Je kunt op de pilotenkaart op elk moment intrekken, waarna het item meteen wordt verwijderd |
4. Bewaartermijnen
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bestel- en factuurgegevens | 10 jaar vanaf 1 januari na afsluiting van het boekjaar (art. III.86 WER; art. 60 §4 WBTW) |
| Orderattributie bij de bestelling | Bewaard samen met de bestelgegevens |
| Klantaccount | Tot verwijdering op uw verzoek, uiterlijk 3 jaar na uw laatste aanmelding of bestelling |
| Communicatie (klantenservice: supporttickets op de website, in Discord en de ticketverwijzing op uw klantrecord in Shopify) | 24 maanden na afsluiting van het ticket, daarna automatisch gewist. Een ticket dat wij beantwoordden, wordt afgesloten na 30 dagen zonder reactie van u, elk ander ticket na 90 dagen zonder activiteit |
| Website-logbestanden | 6 maanden |
| Aanmeldsessies van het gedeelde account | 30 dagen na uw laatste bezoek, of tot u zich afmeldt; daarna automatisch verwijderd |
| Aanmeldcodes en aanmeldcookies voor chatfpv.com | 60 seconden (codes), 10 minuten (aanmeldcookie); na afloop automatisch verwijderd |
| ChatFPV-gesprekken gevoerd terwijl u aangemeld bent | 12 maanden na het laatste bericht in het gesprek; eerder wanneer u ze verwijdert of uw klantaccount wordt verwijderd |
| Gedeeld OpenDrone-account (het accountrecord op opendrone.be en de ChatFPV-account-id) | 3 jaar na uw laatste aanmelding; eerder wanneer uw klantaccount wordt verwijderd |
| Nieuwsbrief-abonnement | Tot uitschrijving |
| Handelsaanvragen zonder bestelling | 2 jaar na het laatste contact |
| Early Bird-aanvraag (bestel-id en bestelnummer met de Discord-gebruikers-id) | Tot u ons via privacy@opendrone.be vraagt ze te verwijderen; de rol op uw Discord-account kan tegelijk worden verwijderd |
| ChatFPV-gesprekken in de hulp en het vraagvak, met beoordelingen | 90 dagen na het laatste bericht in het gesprek |
| Antwoordvoorstellen van ChatFPV voor een supportticket | 24 maanden na het laatste bericht in het ticket; het antwoord van support blijft, zonder uw tekst |
| Onbeantwoorde vragen gekopieerd om ChatFPV te verbeteren (zonder link naar wie de vraag stelde) | 90 dagen nadat de vraag voor het laatst werd gesteld |
| Uw tekst gekopieerd in een voorgestelde ChatFPV-correctie | 24 maanden, daarna gewist; de kenniswijziging blijft zonder uw tekst |
| Prompts en antwoorden bij Google (Gemini API) | 55 dagen voor misbruikdetectie (30 dagen voor Google Search grounding), door Google |
| Eigenarenkaart (gepubliceerde bereiken per regio, geen persoonsgegevens) | Uiterlijk om de 30 dagen vervangen door de volgende verversing |
| Item op de pilotenkaart | Tot je intrekt, of 24 maanden na je toestemming tenzij je opnieuw bevestigt, of wanneer je klantgegevens worden gewist of je account na 3 jaar zonder aanmelding wordt verwijderd |
5. Ontvangers / verwerkers
| Ontvanger | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Shopify International Limited | Webshopplatform: catalogus, winkelmandje, afrekenen, bestellingen, klantenaccounts, order- en verzendberichten, nieuwsbrieftoestemming en een verwijzing naar uw supporttickets op uw klantrecord | Ierland (EU); doorgiften aan Shopify Inc. in Canada steunen op het adequaatheidsbesluit van de EU voor Canada, andere doorgiften op SCC's; privacybeleid van Shopify: https://www.shopify.com/legal/privacy |
| Shopify Payments, verwerkt door Stripe Payments Europe, Ltd. | Betalingsverwerking voor de betaalmethoden die aan de checkout worden getoond: betalingsgegevens, e-mail, factuuradres; apparaatgegevens voor fraudepreventie | 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ierland (EU); privacybeleid van Stripe: https://stripe.com/privacy |
| bpost NV/SA | Pakketbezorging en verzendlabels voor pakketten die vanuit België naar adressen in de EU worden verzonden | België (EU) |
| Fulfilmentpartner die pre-ordergoederen verpakt en verzendt | Verpakking en verzending van goederen uit pre-orderbatches die rechtstreeks naar de klant worden verzonden | Binnen of buiten de EER, naargelang de batch: zie "Verzendgegevens" hieronder |
| Andere vervoerders | Bezorging van pakketten naar bestemmingen buiten de EU en van pakketten die de fulfilmentpartner verzendt | Het netwerk van de vervoerder en het land van bestemming: zie "Verzendgegevens" hieronder |
| Douane-expediteurs, en vervoerders die als douanevertegenwoordiger optreden | Inklaring van leveringen naar de Verenigde Staten waarbij de invoerrechten in de prijs zijn inbegrepen (artikel 7ter.6 van de voorwaarden) | Verenigde Staten: zie "Verzendgegevens" hieronder |
| Judge.me | Reviewverzoeken na levering en publicatie van reviews: naam, e-mail, bestelde producten, reviewtekst | privacybeleid van Judge.me: https://judge.me/privacy |
| Google Workspace (Google Ireland Ltd.) | Bedrijfsmailboxen, medewerker-e-mail en aanmelding | Ierland (EU); de standaardcontractuele clausules van Google dekken elke doorgifte buiten de EER |
| Plausible Analytics | Cookieloze websitestatistieken op opendrone.be, en één aankoopgebeurtenis per bestelling vanaf de bevestigingspagina van de bestelling op checkout.opendrone.be (orderwaarde, valuta, campagnebron, creatorcode); IP-adres en browser worden enkel gebruikt om een dagelijks wisselende bezoekerscode te berekenen en worden niet bewaard; enkel geaggregeerde statistieken worden bewaard. Verwerkersovereenkomst: https://plausible.io/dpa | Plausible Insights OÜ, Estland (EU); hosting in Duitsland |
| Polar Advisory BV (boekhouder) | Facturatie en jaarrekening | België |
| Resend (Plus Five Five, Inc.) | E-mail verzonden door opendrone.be: herroepingsbevestigingen, welkomst- en nieuwsbriefmails, handelsaanvragen, meldingen van een nieuw antwoord op een supportticket (enkel een link, geen berichtinhoud) | EU-regio infrastructuur; VS-rechtspersoon: SCC's |
| Discord Inc. (verwerker) | Supporttickets: ons team leest en beantwoordt ze in een Discord-kanaal dat enkel voor medewerkers toegankelijk is (uw voornaam, e-mail, ordernummer en ordergegevens, berichten, bijlagen) | VS: EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG); verwerkersvoorwaarden van Discord: https://support.discord.com/hc/en-us/articles/37891902561687 |
| Cloudflare, Inc. | Hosting en levering van de website (IP-adres, verzoekgegevens, afgeleid land); opslag van supporttickets en van tellers tegen misbruik (Cloudflare D1; tellers bevatten een gesleutelde hash van IP-adres en e-mail, nooit de waarden zelf, en worden na hoogstens twee dagen gewist); Turnstile-antispam op het nieuwsbrief-, handels- en supportformulieren; het draaien van ChatFPV op chatfpv.com, dat ook antwoordt in de hulp en het vraagvak (Workers, gesprekken in D1, de kennisbank in Vectorize, een terugval-AI-model in Workers AI dat niet op uw inhoud traint) | VS: EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG); SCC's (art. 46 AVG) in de verwerkersovereenkomst van Cloudflare voor elke doorgifte die het Framework niet dekt |
| Google (Gemini API, betaald niveau) | Antwoorden en antwoordvoorstellen van ChatFPV schrijven op basis van uw vraag, het gesprek tot dan en opgehaalde brontekst; Google Search grounding voor antwoorden en voor onderzoek naar onbeantwoorde vragen. Op het betaalde niveau gebruikt Google prompts en antwoorden niet om zijn producten te verbeteren; het bewaart ze 55 dagen enkel om misbruik op te sporen (30 dagen voor Search grounding) | Verenigde Staten en andere locaties van Google: EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG) en SCC's (art. 46 AVG) in de verwerkersvoorwaarden van Google |
| Europese Commissie (VIES) | Controle van het btw-nummer uit een handelsaanvraag | EU |
Bestel- en klantgegevens (naam, adres, e-mail, betalingsreferentie, bestelgeschiedenis) en de nieuwsbrieftoestemming worden verwerkt in Shopify.
Verzendgegevens. Om een bestelling te leveren, delen wij uw naam, leveradres en telefoonnummer, en de inhoud en waarde van het pakket, met de fulfilmentpartner, de vervoerder en, wanneer inklaring nodig is, de douanevertegenwoordiger, elk enkel voor zover die ze nodig heeft. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Is een van hen buiten de EER gevestigd, dan steunt de doorgifte op standaardcontractuele clausules (art. 46 AVG) of, wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst, op art. 49.1.b AVG.
ChatFPV. ChatFPV is een AI-assistent voor vragen over FPV en OpenDrone-producten, uitgebaat door Incutec BV op chatfpv.com. De antwoorden worden automatisch gegenereerd en kunnen fout zijn: controleer de bronnen die ChatFPV vermeldt. Op opendrone.be verschijnt ChatFPV op twee plaatsen. De hulp in de hoek van productpagina's is chatfpv.com, geladen binnen de pagina: uw vraag en het product dat u bekijkt gaan naar chatfpv.com precies zoals u ze typt, en chatfpv.com bewaart een willekeurige gespreks-id in de lokale opslag van uw browser (geen naam, geen account). Het vraagvak op /support stuurt uw vraag via opendrone.be, dat eerst e-mailadressen, telefoonnummers, kaartnummers, IBAN's en gelijkaardige identificatoren verwijdert, maar geen namen of ordernummers: laat die zelf weg. Wanneer onze medewerkers een supportticket beantwoorden, kan ChatFPV een antwoord voorstellen op basis van de vraag in het ticket, zonder uw naam, e-mail, telefoonnummer, bestelgegevens of bijlagen; een medewerker beslist wat er verstuurd wordt. Een vraag die ChatFPV niet kon beantwoorden, wordt zonder de vraagsteller en na verwijdering van e-mailadressen, telefoonnummers en ordernummers gekopieerd naar een lijst die onze medewerkers gebruiken om ontbrekende kennis toe te voegen; een opmerking bij een beoordeling kan een voorgestelde correctie worden. U kunt tegen dit gebruik bezwaar maken via privacy@opendrone.be. De eigen privacyverklaring van ChatFPV, met de cookies en browseropslag die chatfpv.com gebruikt: https://chatfpv.com/privacy
Discord. De OpenDrone-communityserver draait op Discord. Discord Inc. is een zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor de communityserver waar u zelf voor kiest lid te worden. Voor supporttickets verwerkt Discord Inc. het ticket in onze opdracht als verwerker (tabel hierboven); u hebt geen Discord-account nodig om een ticket te openen. Privacybeleid van Discord: https://discord.com/privacy Wanneer u de Early Bird-rol opeist, geeft u op discord.com toestemming aan onze Discord-applicatie; wij registreren welke Discord-gebruikers-id welke bestelling opeiste (Cloudflare D1), en onze bot geeft dat account de rol en voegt het aan de server toe als het nog geen lid is. Er gaat geen naam, e-mailadres, adres of bestelinhoud naar Discord.
Gedeelde aanmelding met chatfpv.com. chatfpv.com, de FPV-assistent ChatFPV, wordt ook door Incutec BV uitgebaat. Wanneer u zich op chatfpv.com aanmeldt met uw OpenDrone-account, bevestigt opendrone.be uw aanmelding aan chatfpv.com met een aparte account-id die enkel chatfpv.com ontvangt. chatfpv.com ontvangt geen naam, e-mailadres of Shopify-klant-id. De toegangstokens van Shopify worden meteen na de aanmelding verwijderd; opendrone.be bewaart enkel de aanmeldbevestiging van Shopify (ID-token), versleuteld, om uw Shopify-sessie te beëindigen wanneer u zich afmeldt. Wanneer chatfpv.com nagaat of u al aangemeld bent (stille aanmelding), plaatst opendrone.be geen cookie en bewaart het niets voor een bezoeker die niet aangemeld is.
Doorgifte buiten de EER. Sommige ontvangers verwerken gegevens buiten de EER. Die doorgiften steunen op een adequaatheidsbesluit (art. 45 AVG: Canada, VK, of het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ontvangers) of op standaardcontractuele clausules (art. 46 AVG, Besluit 2021/914). Verzendgegevens voor een levering kunnen ook worden doorgegeven omdat de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst (art. 49.1.b AVG). De grondslag per ontvanger staat in de tabel hierboven.
6. Rechten van de betrokkene
U heeft het recht om:
- Inzage te vragen in uw persoonsgegevens (Art. 15)
- Rectificatie te vragen van onjuiste gegevens (Art. 16)
- Verwijdering te vragen ("recht op vergetelheid") (Art. 17)
- Beperking van de verwerking te vragen (Art. 18)
- Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (Art. 21). Tegen verwerking voor direct marketing kunt u te allen tijde en kosteloos bezwaar maken; wij stoppen die verwerking dan onmiddellijk (Art. 21.2-21.3)
- Overdraagbaarheid van uw gegevens te vragen (Art. 20)
- Uw toestemming in te trekken (Art. 7.3)
Aanmelden maakt een Shopify-klantaccount aan. Aanmelden met uw OpenDrone-account, op opendrone.be of vanuit chatfpv.com, gebeurt via de klantaccounts van Shopify: Shopify stuurt een eenmalige code naar uw e-mailadres. Hebt u nog geen klantaccount, dan maakt Shopify er een aan met uw e-mailadres. Wij voegen er niets aan toe: geen nieuwsbrief- of marketingtoestemming, geen tags of notities en geen ChatFPV-inhoud.
Uw ChatFPV-geschiedenis. Aangemeld op opendrone.be kunt u op de accountpagina (opendrone.be/account) uw ChatFPV-gesprekken exporteren als JSON-bestand of ze meteen verwijderen. Wanneer uw klantaccount in Shopify wordt verwijderd, worden uw OpenDrone-accountgegevens en uw ChatFPV-geschiedenis mee verwijderd. U kunt ook privacy@opendrone.be vragen ze te wissen of te exporteren; wij doen dat binnen een maand, zonder op Shopify te wachten.
Verzoeken kunt u richten aan: privacy@opendrone.be Wij reageren binnen één maand op uw verzoek (Art. 12(3) AVG, verlengbaar met 2 maanden bij complexe of talrijke verzoeken).
7. Klachten
U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
| Adres | Drukpersstraat 35, 1000 Brussel |
| Telefoon | +32 (0)2 274 48 00 |
| Website | https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be |
| contact@apd-gba.be |
U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van uw woonplaats of werkplaats binnen de EU, indien u niet in België woont (Art. 77 AVG). Dit geldt ook voor klachten over ChatFPV.
8. Beveiliging
Incutec BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging:
- SSL/TLS-encryptie op de website
- Toegangscontrole (need-to-know basis)
- Regelmatige back-ups
9. Geautomatiseerde besluitvorming
Incutec BV verricht geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering in de zin van Art. 22 AVG. Elke bestelling wordt verwerkt en, waar nodig, beoordeeld door een medewerker. De antwoorden van ChatFPV worden automatisch gegenereerd maar beslissen niets over u, en een antwoord op een supportticket wordt altijd door een medewerker verstuurd.
Verplicht karakter van de gegevens. Naam, adres, e-mail en betaalgegevens zijn nodig om een bestelling te kunnen uitvoeren; zonder deze gegevens kan geen overeenkomst worden gesloten. Facturatiegegevens moeten wettelijk worden bewaard. Alle andere gegevens (telefoonnummer, nieuwsbrief, accountgegevens) zijn vrijwillig.
Kopie van de waarborgen. Een kopie van de standaardcontractuele clausules of de DPF-certificering die de doorgiften in punt 5 dekt, kunt u opvragen via privacy@opendrone.be.
10. Datalekken
Bij een datalek dat een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, zijn wij verplicht dit te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) binnen 72 uur (Art. 33 AVG). Indien het lek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u hiervan zo snel mogelijk persoonlijk in kennis conform Art. 34 AVG.
11. Wijzigingen
Incutec BV kan dit privacybeleid wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op opendrone.be/privacy. Klanten en nieuwsbriefabonnees worden bij wezenlijke wijzigingen per e-mail op de hoogte gesteld.